Wer erfolgreich Zeitmanagement betreibt, teilt seine Zeit effektiv ein – wem das gut gelingt, hat mehr Zeit für die schönen Dinge im Leben. Zeitmanagement wird zwar vorrangig mit dem Arbeitsleben in Verbindung gebracht, doch auch im Freizeitbereich bietet sich das dahingehende Selbstmanagement an. Ich zeige dir, wie du das neue Jahr besonders strukturiert angehst und so unnötigen Ballast abwirfst.
Die wichtigsten Zeitmanagementtechniken im Überblick
Wir leben in einer hektischen Welt, und darauf kannst du nur bedingt Einfluss nehmen. Überall warten Ablenkungen und ein kontinuierlicher Informationsfluss prasselt auf dich ein. In einer solch schnelllebigen Zeit sehnen wir uns nach Struktur, nach etwas, dass uns Sicherheit und das Gefühl vermittelt: “Du schaffst das!“ Besonders hilfreich sind dabei spezielle Zeitmanagement-Methoden – sie schärfen deinen Blick für das Wesentliche, helfen bei der Aufgabenbewältigung und sparen am Ende Zeit ein. Lass uns einen Blick, auf die aus meiner Sicht, wichtigsten Methoden werfen.
· 2-Minuten-Methode: Du lebst nach der Devise: „Aufgeschoben ist nicht aufgehoben“? Schluss damit, viele kleine Aufgaben können zu einem großen Aufgabenberg heranwachsen, der dich überfordert – du siehst dann den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr. Besser: Erledige alle Aufgaben sofort, die nicht länger als zwei Minuten in Anspruch nehmen.
· Pomodoro-Technik: Mehr Produktivität und bessere Konzentration? Das kannst du mit der Pomodoro-Technik erreichen. Dabei planst du deine Arbeitszeit in Intervalle ein, die üblicherweise 25 Minuten andauern. Dabei steht nur eine Aufgabe im Mittelpunkt – Störungen und Ablenkungen, zum Beispiel in Form von Handynachrichten, sollte es jetzt nicht geben. Nach jedem Intervall legst du eine fünfminütige Verschnaufpause ein, nach vier Intervallen erholst du dich während einer 15- bis 20-minütigen Auszeit. Bitte nimm diese kurzen Erholungsintervalle unbedingt ernst, denn so beugst du Erschöpfung vor und hältst die Kreativität aufrecht.
· Pareto-Prinzip: Diese Methode führt zu einer wichtigen Erkenntnis, nämlich, dass die Prioritätensetzung im Alltag wichtig ist – das gilt nicht nur im Arbeits-, sondern auch im Privatleben. Das Pareto-Prinzip besagt, dass du mit 20 % Deiner Zeit 80 % der Ergebnisse erreichen kannst. Wenn mehrere Aufgaben deine Aufmerksamkeit erfordern, machst du dir also am besten eine Prioritätenliste – entscheide, was am dringlichsten ist.
· Eat the frog: Stell dir vor, du müsstest jeden Tag einen Frosch bei lebendigem Leibe verspeisen, unangenehm, nicht wahr? Im Idealfall erledigst du das direkt am Morgen, damit du den lästigen Gedanken an die Pflichtaufgabe abschütteln kannst. Auch auf der Arbeit oder daheim kann im übertragenen Sinne ein solcher Frosch sitzen. Erledige die unangenehme oder schwierige Aufgabe am besten in den Morgenstunden, anstatt sie vor dir her zu schieben – das erhöht deine Produktivität für den Rest des Tages.
· Das Eisenhower-Prinzip: Auf niemand geringeren als den damaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower geht diese Zeitmanagement-Methode zurück. Auch sie dient der Priorisierung alltäglicher Aufgaben. Der Clou ist, dass du hier zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit unterscheidest und das vor dir liegende in vier Kategorien einteilst. Entscheide, ob deine Aufgabe „dringend und wichtig“ (Handlung: Erledigen), „wichtig, aber nicht dringend“ (Handlung: Terminieren), „dringend, aber nicht wichtig“ (Handlung: Delegieren) oder „weder dringend noch wichtig“ (Handlung: Streichen) ist.
· Timeboxing: Bei dieser Methode boxt du dir praktisch Zeiträume für bestimmte Aufgaben frei. Das bedeutet, du legst im Vorfeld ein Zeitfenster fest, in dem du dich nur einer einzigen Tätigkeit widmest. Damit kommst du voll auf Kurs, bleibst diszipliniert dabei und lässt dich nicht von anderen Aufgaben ablenken – Multitasking steht einer konzentrierten Arbeitsbewältigung nämlich oft im Weg.
Wie du siehst, ähneln sich die Ansätze alle ein wenig. Im Grunde genommen geht es darum, Aufgaben mit einer festen Zeit zu versehen, Prioritäten zu setzen und regelmäßige Pausen einzulegen. Probiere doch einmal mehrere Ansätze aus und finde so die Zeitmanagementmethode, die am besten zu dir passt.
Gut zu wissen!
Es gibt viele praktische Helfer, die dein Zeitmanagement unterstützen. Ich habe zum Beispiel eine Aufgaben-App auf meinem Smartphone, in der ich Aufgaben anlegen, sie an einen festen Zeitpunkt binden und abhaken kann. Um Zeitfenster nicht zu verpassen, kannst du aber auch einfach einen Timer oder einen simplen Küchenwecker nutzen. Auch Tischkalender, White-Boards oder Klebezettel können strukturierend wirken.
Äußere Ordnung schafft innere Ordnung
Wann kannst du aus deiner Sicht eine an dich gerichtete Aufgabe besonders effizient und zeitschonend bewältigen? Wahrscheinlich, wenn du besonnen, ruhig und mit der nötigen Weitsicht an die Tätigkeit herangehst. Doch es gibt etwas, dass einer strukturierten Vorgehensweise oftmals im Weg steht: Chaos. Zugegeben, es gibt einige Menschen, die ein gewisses Maß an Unordnung in ihrem Leben begrüßen. Allerdings ist an dem Spruch: „Äußere Ordnung schafft innere Ordnung“ durchaus etwas dran. Dabei geht es aber nicht darum, dass du nicht direkt den richtigen Stift findest, wenn alles in deiner Schublade kreuz und quer umherliegt, sondern um die dringend benötigte innere Ruhe, um eine Aufgabe konzentriert erledigen zu können. Mich persönlich macht es nervös, wenn ich in einem Raum voller Unordnung arbeite, zum einen, weil ich mich da nicht wohlfühle und zum anderen, weil ich sehr viele Dinge sehe, die noch erledigt werden müssen. Vielleicht kommen dir auf der Arbeit oder daheim dann Gedanken, wie: „Ich muss den Teppich noch absaugen“ oder „Diesen Berg an Akten muss ich auch noch wegheften“. Mache es dir einfacher und starte in einem strukturierten Umfeld mit deinen Aufgaben. Entwickle die Gewohnheit, deinen Arbeitsort vor dem Verlassen aufzuräumen, um frisch in den Tag zu starten, oder noch besser: Weise allem einen festen Platz zu. Manchmal kommen im Arbeitsalltag auch zwischendurch Aufgaben auf dich zu, auch sie sollten einen festen Platz haben. Schiebe sie auf dem Desktop in einen gesonderten Ordner oder lege das Blätterwerk in einen Aufbewahrungskasten außerhalb deines Blickfeldes, so bewahrst du Ruhe.
Bleibe bei der Aufgabenbewältigung im Hier und Jetzt
Wenn du meine Blogbeiträge verfolgst, weißt du, dass ich ein großer Fan von geführten Meditationen bin. Sie haben mir zu der nötigen Ruhe verholfen, um überflüssige oder fehlgeleitete Gedanken in den Griff zu bekommen. Und das kann sich auch auf das Zeitmanagement beziehungsweise auf die Erledigung von Aufgaben auswirken. Schließlich leben wir mit unseren Gedanken viel zu oft in der Vergangenheit oder in der Zukunft. Wir denken darüber nach, wie die eine Aufgabe letztes Mal schiefgelaufen ist oder wie der Chef wohl auf die Arbeitsergebnisse reagiert. Genau diese Gedanken lenken ab, bringen dich aus der Ruhe und lassen deinen kreativen Flow verstummen. Wenn du merkst, dass deine Gedanken abschweifen, kategorisiere sie, um Abstand zu ihnen zu gewinnen. Dafür kannst du innerlich vor dir her sagen „Erinnerung“, „Sorge“ oder was auch immer zu dem Gedanken passt. Akzeptiere ihn, aber lass ihn ohne Bewertung vorbeiziehen. Der Fokus auf deinen Atem kann dich ebenfalls wieder in das Hier und Jetzt zurückbringen – dafür musst du im Großraumbüro aber keine auffälligen Atemgeräusche machen, spüre einfach, wie der Atem deine Nasenflügel streift oder sich dein Bauch beim Atmen langsam ausdehnt. Du kannst auch eine Zeitmanagementmethode mit kurzen geführten Meditationen verbinden, nutze die Pause bei der Pomodoro-Technik einfach für einen kurzen Bodyscan.
Gut zu wissen!
Auch wenn es bei der Bewältigung von Aufgaben hilfreich ist, sich auf die momentane Lage zu konzentrieren, bedeutet das nicht, dass ein Zurückblicken grundsätzlich nicht empfehlenswert ist. Indem du reflektierst, kannst du zum Beispiel herausfinden, ob die Zeitmanagementmethoden zum Erfolg führen und ob du dich damit besser fühlst. Nutze dafür beispielsweise ein bewährtes Tagebuch. Wichtig: Nimm dir auch hierfür einen festen Timeslot, in dem du dich mit Vergangenem beschäftigst, nach diesem Zeitfenster widmest du dich wieder dem gegenwärtigen Moment.
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Eine gesunde Ernährung ist die Basis für Wohlbefinden, eine gute Konzentration und eine effiziente Arbeitsweise. Schließlich benötigt dein Körper Makronährstoffe, also Fette, Eiweiße oder Kohlenhydrate, für genügend Arbeitsenergie. Natürlich spielen auch Mikronährstoffe, zu denen die Vitamine und Mineralstoffe zählen, eine Rolle. Besonders wichtig sind B-Vitamine, die als Nervennahrung dienen. Wenn du deinem Körper eine große Bandbreite davon zur Verfügung stellen und genau nachvollziehen möchtest, wie viel Vitamin-B in deinen Körper gelangt, haben wir genau das Richtige für dich: unseren Arktis Vita B active - B-Komplex. Der hochdosierte Vitamin-B-Komplex mit aktivierten Verbindungen setzt auf eine vegane Rezeptur und auf die bewährte Arktis BioPharma-Qualität – ohne Schnick-Schnack in einfach zu schluckenden Kapseln. Du bekommst B-Vitamine bei uns aber auch solo, zum Beispiel mit unserem Arktis Vita B12 - Vitamin B12.
