Zeit für die Arbeit, für Freunde, für Familie, für Hobbys, für die Haushaltsführung und für die Organisation wichtiger Angelegenheiten – die Liste könnte noch endlos weitergehen. Im Alltag vieler Menschen ist Zeit eine wertvolle Ressource, die oft zu knapp ist. Doch das muss nicht sein.
Heute beschäftigen wir uns mit dem Thema Zeitmanagement. Lass uns gemeinsam herausfinden, wie simple Tricks zusätzliche Zeitreserven freisetzen und wie du den Alltag stressfreier unter einen Hut bringst.
Was ist Zeitmanagement?
Der Tag hat 24 Stunden, daran ändert auch das beste Zeitmanagement der Welt nichts. Mit einer cleveren Herangehensweise gelingt es jedoch, die Zeit, die uns zur Verfügung steht, so effektiv wie möglich zu nutzen. Dabei geht es nicht nur um die Zeit, die wir auf der Arbeit verbringen – das Management von Zeit kann auch im Privatleben vieles bewirken.
Vorteile von Zeitmanagement:
- Nimmt den Druck heraus: Hand aufs Herz: Wie oft hast du das Gefühl, den vollgepackten Tag einfach nicht zu schaffen? Am liebsten würdest du dann den Stift fallen lassen und dich in deiner Streaming-Höhle verkriechen. Das liegt oft daran, dass wir den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen. Wenn du deine Zeit gezielt einplanst, bekommst du eine gute Übersicht über deine zeitlichen Ressourcen. Genau das kann dir das Gefühl vermitteln, doch mehr Zeit zu haben, als du gedacht hast.
- Zieht eine Grenze zwischen Arbeitsleben und Privatleben: Oftmals vermischen sich berufliche und private Interessen miteinander. Die Folge ist, dass du selbst an freien Tagen stetig auf Abruf bist und dich gestresst fühlst. Die Strategien des Zeitmanagements sorgen dafür, dass du wichtige Arbeitsschritte zuerst erledigst. Gleichzeitig bekommst du einen Eindruck davon, welche Tätigkeiten auch bis morgen warten können. Diese Prioritätenplanung zieht eine deutliche Grenze.
- Optimiert die Produktivität: Aufschieben von wichtigen Erledigungen, auf Ablenkungsmanöver hereinfallen und der Kampf gegen Windmühlen waren gestern – mit dem Zeitmanagement konzentrierst du dich auf die wichtigste Aufgabe und gehst sie voller Elan an. Das führt dazu, dass du in der gleichen Zeit mehr schaffst. Gut so, denn der Körper verlangt auch nach Ruhe und Erholung.
So startest du in ein erfolgreiches Zeitmanagement
Zeitmanagement wird uns nicht in die Wiege gelegt. Natürlich gibt es Menschen, die von Natur aus besser Prioritäten setzen oder delegieren können – Zeitmanagement ist aber nichts, was nicht grundsätzlich jeder erlernen kann. Vorausgesetzt, du bringst etwas Geduld mit. Auch bei diesem Thema sind nämlich ein wenig Vorbereitung und ein längerer Atem wichtig.
1. Verschaffe dir einen Überblick über deine Zeitreserven
Zeitmanagement bietet sich für jeden Menschen an, egal, wie stark er im Privat- und Berufsleben eingespannt ist. Personen, die sich gestresst bzw. überfordert fühlen oder vieles im Alltag unter einen Hut bringen müssen, profitieren aber meist besonders vom Zeitmanagement. In einem ersten Schritt verschaffst du dir am besten einen Überblick über deine zeitlichen Ressourcen. Das klappt besonders gut mit einer Mindmap. Hier kannst du das Netzwerk deiner individuellen Zeitanforderungen bildlich darstellen – notiere, wo deine zeitlichen Schwerpunkte liegen: Bei den meisten Menschen gliedert sich die Mindmap in die großen Punkte Beruf, Familie und Hobbys auf. Schreibe hier die wichtigsten Tätigkeitsbereiche hinzu. Im Anschluss schaust du dir deine Zeichnung an und überlegst, was du gerne an dieser Aufteilung ändern würdest.
2. Setze Ziele
Du hast dir einen Überblick über deine zeitlichen Ressourcen verschafft und bist startklar. Doch halt: Weißt du eigentlich genau, warum du das tust, was du tust? Das Setzen von Zielen ist wichtig, um den Fokus auf den Erfolg zu richten und wesentliche Themen in den Vordergrund zu rücken. Die Zielsetzung hilft dir auch dabei, die Orientierung zu behalten. Im Arbeits- und Privatleben setzt du ständig neue Ziele, meist ohne darüber nachzudenken. Du setzt dir beispielsweise das Ziel, bis Ende der Woche alle Rechnungen zu stellen. Damit du dein Vorhaben zukünftig noch besser erreichst, gehst du am besten nach folgendem Schema vor:
- Ziel ausformulieren (Bis Ende der Woche habe ich die 50 anstehenden Rechnungen gestellt)
- Maßnahmen zur Zielerreichung planen (Jeden Tag schreibe ich 10 Rechnungen)
- Aktivitäten in die Tat umsetzen (Rechnungen schreiben)
- Den Grad der Zielerreichung kontrollieren (Habe ich wirklich alle Rechnungen geschafft, die im Buchhaltungssystem hinterlegt sind?)
Gut zu wissen!
Ein gutes Zeitmanagement verhilft dir zu Erfolgen. Diese wiederum stärken dein Selbstbewusstsein.
3. Beschäftige dich mit Zeitmanagement-Strategien
Viele Menschen sind in dem, was sie tun, so erfolgreich, weil sie Zeitmanagement-Strategien nutzen. Genau genommen könntest du sogar schon für die Entwerfung deiner Ziele einige davon nutzen. Hilfreich ist beispielsweise die Ziel-Mittel-Analyse. Dabei vergleichst du den Ausgangszustand mit dem angestrebten Zustand. Dann verfasst du Zwischenziele und wählst die jeweils nötigen Mittel aus, um sie zu erreichen. Schritt für Schritt näherst du dich deinem großen Ziel an.
Folgende Zeitmanagement-Strategien sind für die Zielsetzung, Planung und Prioritätensetzung empfehlenswert:
- Pareto-Prinzip
- ALPEN- Methode
- ABC-Analyse
- Eisenhower-Prinzip
- Eat the Frog
- Pomodoro-Technik
Dabei handelt es sich aber nur um einige wenige Strategien. Am besten findest du heraus, welche Strategie zu dir passt – so bleibst du auch über lange Zeit hinweg motiviert!
Zeitmanagement: Quick-Tipps für deinen Alltag
Es gibt vieles, was du tun kannst, um das Beste aus deinem Alltag herauszuholen. Oft legen wir uns nämlich selbst kleine Stolpersteine in den Weg, die uns die Strecke zu unserem Ziel erschweren.
- Setze Prioritäten: Jeden Tag stehst du vor vielen Aufgaben. Nun ist es entscheidend, Prioritäten zu setzen, um das Wichtigste zuerst zu erledigen. Sieh dir die anstehenden Tätigkeiten an: Gibt es eine Deadline? Ist die Erledigung der Aufgabe unmittelbar mit dem Erfolg des Unternehmens verbunden? Sind weitere Tätigkeiten an die Erledigung dieser Aufgabe geknüpft? Die Antworten auf diese und weitere Fragen signalisieren dir, ob es sich um eine Tätigkeit mit einer hohen Priorität handelt. Mein Tipp: Erstelle dir am besten eine Prioritätenliste für die Woche – das Wichtigste steht natürlich oben.
- Plane Pufferzeiten mit ein: Die Zeit zu managen ist nicht ganz einfach, schließlich wissen wir meist nicht genau, wie lange die Bewältigung einer Aufgabe dauert. Am besten planst du deshalb eine Pufferzeit mit ein. Eine Faustregel besagt, dass nur etwa 60 % der täglichen Arbeitszeit im Voraus verplant werden soll, der Rest ist Pufferzeit. Diese wird für unvorhergesehene wichtige Aufgaben oder Arbeitsunterbrechungen benötigt. Um das Ganze anschaulicher zu machen, kannst du einen Teil der 40 % Pufferzeit an jede Aufgabe anhängen. Um bei unserem Beispiel zu bleiben: 10 Rechnungen täglich schreiben – nach jeder Rechnungsstellung erfolgen 10 Minuten Pufferzeit.
- Beseitige Störfaktoren: Die E-Mail-Flut oder Zwischendurch-Telefonate – nicht immer können wir ungestört an einer Aufgabe arbeiten. Es gibt aber einige Tricks, um zumindest größere Störfaktoren zu beseitigen. So kannst du beispielsweise dein Telefon auf lautlos stellen, um produktiv zu arbeiten. Genauso einfach aber erfolgversprechend ist, das E-Mail-Postfach erst nach Erledigung der Aufgabe anzusehen. So kommst du nicht in Versuchung, deine Zeit mit der Beantwortung von Nachrichten zu verplempern.
- Nutze Signalgeber und Tools: Wenn du wüsstest, wie es in meinem Büro aussieht. Ich liebe bunte Textmarker, kleine Klebezettel und meinen Oldschool-Kalender. Warum? Ganz einfach, weil sie mir bei der Strukturierung meiner Aufgaben helfen und mir Prioritäten aufzeigen. Besonders wichtige Aufgaben bekommen bei mir eine besondere Farbe im Kalender und die Zettel an meinem Bildschirm sagen mir: Ich bin wichtig! Trotz aller Empfehlungen solltest du deinen eigenen Weg finden. Visuelle Typen sprechen wahrscheinlich besonders auf bunte Farben an, auditive Typen bevorzugen eher die akustische Erinnerungsfunktion. Wenn du magst, kannst du auch digitale Tools für die Zeitplanung nutzen. Hier kannst du Aufgaben und die zur Verfügung stehende Zeit eintragen – im Nachhinein kannst du hier prima überprüfen, wie lange du tatsächlich gebraucht hast.
Der erhobene Zeigefinger!
Du hast das Zeitmanagement erfolgreich in deinen Alltag implementiert und profitierst bereits davon? Wunderbar! Doch jetzt kommt der erhobene Zeigefinger: Zeitmanagement dient nicht dazu, freigewordene Ressourcen direkt für neue Tätigkeiten aufzuwenden. Nutze die zusätzliche Zeit, um dich zu entspannen oder Freunde zu treffen – mach, was dir guttut!
